Όροι χρήσης Κώδικας δεοντολογίας

 

ΟΜΙΛΟΣ HOMESERVE

Η HomeServe ή «ο Όμιλος», συμπεριλαμβανομένης της HomeServe Hellas Single Member S.A., διαθέτει εσωτερικό μηχανισμό για την αναφορά πιθανών παραβάσεων (Ethical Channel) σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου 4990/2022 (Α’ 210/11.11. 2022) για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβάσεις της ευρωπαϊκής και ελληνικής νομοθεσίας, ο οποίος μεταφέρει την οδηγία 2019/1937 της ΕΕ (ο «Νόμος»), που ρυθμίζει την προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις παραβάσεις που περιγράφονται παρακάτω.

Τι μπορεί να κοινοποιηθεί μέσω του Καναλιού Ηθικής;

1. Παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του δικαίου της ΕΕ και αφορούν τους ακόλουθους τομείς:

α) δημόσιες συμβάσεις,

β) χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές, αγορές κρυπτονομισμάτων και πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,

γ) ασφάλεια και συμμόρφωση των προϊόντων,

δ) ασφάλεια των μεταφορών,

ε) προστασία του περιβάλλοντος,

στ) ακτινοπροστασία και πυρηνική ασφάλεια,

ζ) ασφάλεια των τροφίμων και των ζωοτροφών, υγεία και καλή διαβίωση των ζώων,

η) δημόσια υγεία,

θ) προστασία των καταναλωτών, και

ι) προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και ασφάλεια των δικτύων και των συστημάτων πληροφοριών.

2. Παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της ΕΕ, όπως αναφέρονται στο άρθρο 325 ΣΛΕΕ και όπως προσδιορίζονται περαιτέρω σε σχετικές πράξεις της ΕΕ.

3. Παραβάσεις που αφορούν την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρονται στο άρθρο 26 παράγραφος 2 της ΣΛΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των παραβάσεων των κανόνων της ΕΕ για τον ανταγωνισμό και τις κρατικές ενισχύσεις, καθώς και παραβάσεις που αφορούν την εσωτερική αγορά σε σχέση με πράξεις που παραβιάζουν τους κανόνες του εταιρικού φόρου ή με ρυθμίσεις που έχουν ως σκοπό την απόκτηση φορολογικού πλεονεκτήματος που αναιρεί τον σκοπό ή το αντικείμενο της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί εταιρικού φόρου.

4. Παραβιάσεις της ελληνικής νομοθεσίας που ρυθμίζει τη δωροδοκία και την άσκηση επιρροής, ιδίως τη δωροδοκία πολιτικών, τη δωροδοκία δημοσίων υπαλλήλων, τη δωροδοκία δικαστικών λειτουργών, την άσκηση επιρροής και τους μεσάζοντες, την ευθύνη νομικών προσώπων του ιδιωτικού τομέα για αδικήματα δωροδοκίας.

5. Παραβιάσεις των περιοριστικών μέτρων της ΕΕ, όπως καθορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 29 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση ή το άρθρο 215 της Συνθήκης για τη λειτουργία της ΕΕ.

Οι ακόλουθες παραβιάσεις μπορούν επίσης να αναφερθούν μέσω του Καναλιού Δεοντολογίας. Ωστόσο, παρόλο που η HomeServe θα λάβει όλα τα διαθέσιμα μέτρα για την προστασία του αναφέροντος, η προστασία αυτή δεν παρέχεται βάσει του νόμου:

✓ Οποιαδήποτε παραβίαση του Κώδικα Δεοντολογίας ή των υπόλοιπων εσωτερικών κανονισμών, διαδικασιών και ελέγχων που συνθέτουν το Σύστημα Συμμόρφωσης της HomeServe.

✓ Οποιαδήποτε παραβίαση της ισχύουσας νομοθεσίας, η οποία συνιστά παραβίαση του δικαίου της ΕΕ ή μπορεί να συνιστά ποινικό ή διοικητικό αδίκημα.

✓ Αμφιβολίες ή ερωτήσεις σχετικά με την εφαρμογή του Συστήματος Συμμόρφωσης.

Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει το Κανάλι Ηθικής να χρησιμοποιείται ως μέσο υποβολής γενικών καταγγελιών ή για την κοινοποίηση προσωπικών απόψεων ή συναισθημάτων που δεν υποδηλώνουν βάσιμη υποψία μη συμμόρφωσης με τα παραπάνω, ή για τη διαβίβαση πληροφοριών που συνδέονται με απλές διαπροσωπικές συγκρούσεις ή που επηρεάζουν μόνο τον καταγγέλλοντα και τα πρόσωπα που επηρεάζονται από την επικοινωνία σε σχέση με γεγονότα που δεν μπορούν να θεωρηθούν δυσανάλογα σε ένα κανονικό εργασιακό περιβάλλον και που δεν υποδηλώνουν παραβίαση του Κώδικα Δεοντολογίας ή της ισχύουσας νομοθεσίας.

Σε τι συνίσταται το Κανάλι Ηθικής;

• Ιστοσελίδα: https://app.convercent.com/en-us/LandingPage/28f0d341-f651-eb11-a97c000d3ab9f062

• Αριθμός χωρίς χρέωση: +30 697 2427561.

Εμπιστευτική γραμμή επικοινωνίας.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΚΑΝΑΛΙΟΥ ΗΘΙΚΗΣ

Βασικές αρχές και εγγυήσεις για τη χρήση και τη διαχείριση του Καναλιού Ηθικής:

1. Γενική εγγύηση εμπιστευτικότητας: Η HomeServe εγγυάται ότι (i) η ταυτότητα των ατόμων που υποβάλλουν μια αναφορά, (ii) η ταυτότητα οποιουδήποτε άλλου ατόμου που επηρεάζεται από ή αναφέρεται στην αναφορά και (iii) οι ενέργειες που πραγματοποιούνται θα παραμείνουν εμπιστευτικές και δεν θα αποκαλυφθούν ή κοινοποιηθούν σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα (τα εξουσιοδοτημένα για το σκοπό αυτό άτομα αναφέρονται παρακάτω στην παρούσα πολιτική).

Τα προσωπικά δεδομένα του καταγγέλλοντος δεν θα γνωστοποιηθούν σε κανέναν άλλο εκτός από τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για την παραλαβή ή την παρακολούθηση των καταγγελιών, εκτός εάν ο καταγγέλλων έχει δώσει τη συγκατάθεσή του. Κατ' εξαίρεση, η γνωστοποίηση της ταυτότητας του καταγγέλλοντος θα πραγματοποιείται μόνο σε υποχρεωτικές περιπτώσεις και αποκλειστικά στις αρμόδιες αρχές. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να προηγείται γραπτή επικοινωνία με τον καταγγέλλοντα, στην οποία αναφέρονται οι λόγοι της αποκάλυψης της ταυτότητάς του, εκτός εάν η παροχή των εν λόγω πληροφοριών θα έθετε σε κίνδυνο τις σχετικές έρευνες ή δικαστικές διαδικασίες, όπως υποδεικνύεται από τις αρμόδιες αρχές.

Σε περίπτωση λήψης μιας επικοινωνίας με άλλα μέσα εκτός του Ηθικού Καναλιού, στο μέτρο του δυνατού, αυτή πρέπει να ανακατευθύνεται μέσω του Ηθικού Καναλιού, προτρέποντας το πρόσωπο που πραγματοποίησε την επικοινωνία να την υποβάλει μέσω του Ηθικού Καναλιού. Η εμπιστευτικότητα αυτή πρέπει να διασφαλίζεται από την πρώτη στιγμή που καταγράφεται η λήψη της επικοινωνίας.

2. Ανωνυμία: οι επικοινωνίες μπορούν να γίνονται ανώνυμα, δηλαδή χωρίς την ανάγκη ταυτοποίησης του προσώπου που τις πραγματοποιεί.

3. Απαγόρευση αντιποίνων: Η HomeServe δεν θα προβεί σε οποιουδήποτε είδους αντίποινα ή αρνητικές συνέπειες έναντι ατόμων που υποβάλλουν αναφορά με καλή πίστη. Για τους σκοπούς αυτούς, ως αντίποινα θα θεωρούνται εκείνα που ορίζονται στο Εγχειρίδιο Συμμόρφωσης, στην ενότητα «Απαγόρευση αντιποίνων».

Απαγορεύεται ρητά κάθε είδους αντίποινα εναντίον ατόμων που υποβάλλουν αναφορά με καλή πίστη. Η απαγόρευση αφορά επίσης τους διαμεσολαβητές, τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά και τα οποία ενδέχεται να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των προσώπων που υποβάλλουν νομική οντότητα νομικά πρόσωπα τα οποία τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά κατέχουν, για τα οποία εργάζονται ή με τα οποία συνδέονται με άλλο τρόπο σε εργασιακό πλαίσιο. Για τους σκοπούς αυτούς, τα ακόλουθα μέτρα θα θεωρούνται αντίποινα:

α. Η αναστολή της σύμβασης, η απόλυση ή η καταγγελία της εργασιακής σχέσης.

β. Η μη ανανέωση ή η πρόωρη καταγγελία της σύμβασης προσωρινής απασχόλησης.

γ. Η πρόωρη καταγγελία ή ακύρωση συμβάσεων για αγαθά ή υπηρεσίες.

δ. Η επιβολή οποιουδήποτε πειθαρχικού μέτρου.

ε. Η υποβάθμιση ή η άρνηση προαγωγών.

στ. Οποιαδήποτε άλλη ουσιαστική τροποποίηση των συνθηκών εργασίας.

ζ. Ζημίες, συμπεριλαμβανομένων ζημιών φήμης, ή οικονομικές απώλειες, εξαναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση.

η. Αρνητική αξιολόγηση ή αναφορές σχετικά με την εργασία ή την επαγγελματική απόδοση.

θ. Καταχώριση σε μαύρη λίστα ή διάδοση πληροφοριών σε συγκεκριμένο τομέα, που εμποδίζουν ή αποτρέπουν την πρόσβαση στην απασχόληση ή την ανάθεση έργων ή υπηρεσιών.

ι. Άρνηση ή ακύρωση άδειας ή έγκρισης.

ια. Άρνηση παροχής εκπαίδευσης.

ιβ. Διακρίσεις ή δυσμενής ή άδικη μεταχείριση.

μ. Η απειλή ή η πρόθεση να εφαρμοστεί οποιοδήποτε από τα παραπάνω μέτρα.

4. Διαχείριση της επικοινωνίας με επιμέλεια και αμεροληψία: η επικοινωνία θα γίνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου, με αντικειμενικότητα και αποφεύγοντας πιθανές καταστάσεις σύγκρουσης συμφερόντων. Η διαδικασία επεξεργασίας της καταγγελίας θα αναπτυχθεί σε αυτή την ίδια πολιτική σε μεταγενέστερη ημερομηνία.

Το δικαίωμα επικοινωνίας μέσω προσωπικής συνάντησης με τον κ. Nicolas Moreau, εκπρόσωπο του επικεφαλής του Καναλιού Δεοντολογίας: η συνάντηση πρέπει να πραγματοποιηθεί εντός επτά (7) ημερολογιακών ημερών από την υποβολή του αιτήματός σας. Η προσωπική συνάντηση πρέπει σε κάθε περίπτωση να τεκμηριώνεται, αφού προηγουμένως ενημερωθεί ο καταγγέλλων και ληφθεί η συγκατάθεσή του, (i) μέσω ηχογράφησης της συνομιλίας ή (ii) μέσω πλήρους και ακριβούς απομαγνητοφώνηση της συνομιλίας. Ο καταγγέλλων μπορεί να ακούσει την ηχογράφηση και/ή να ελέγξει, να διορθώσει και να αποδεχτεί, υπογράφοντας, τη μεταγραφή της συνομιλίας. Πρέπει επίσης να ενημερώσει τον καταγγέλλοντα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων σύμφωνα με τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016.

5. Το δικαίωμα να απευθυνθείτε στις Ανεξάρτητες Αρχές (εξωτερικός δίαυλος) μέσω των μηχανισμών που έχουν θέσει σε εφαρμογή. Στην περίπτωση της Ελλάδας, οι καταγγέλλοντες ενημερώνονται ότι έχουν πάντα τη δυνατότητα να υποβάλουν καταγγελία στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας («ΕΑΔ»). Συγκεκριμένα, ο καταγγέλλων μπορεί να αναφέρει μια παράβαση απευθείας στην ΕΑΔ, για παράδειγμα, εάν έχει βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι η καταγγελία του δεν μπορεί να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά εσωτερικά (π.χ. σε περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων) ή εάν υπάρχει κίνδυνος αντίποινα. Οι αναφορές μπορούν να γίνουν γραπτώς, προφορικά μέσω τηλεφώνου ή κατόπιν αιτήματος για προσωπική συνάντηση με το πρόσωπο που έχει ορίσει η ΕΔΔ, ή μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας της ΕΔΔ, η οποία είναι προσβάσιμη και σε άτομα με αναπηρία. Συγκεκριμένα, οι εξωτερικές αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην ΕΔΔ με τους τρόπους που αναφέρονται παρακάτω:

✓ Ηλεκτρονικά: Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας της ΕΑΑ, διαθέσιμη εδώ: https://extwhistle.aead.gr

✓ Γραπτώς: αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά στην έδρα της ΕΑΑ (Λενορμάν & Αμφιάρου 195, 10442, Αθήνα), σε φάκελο με την ένδειξη «Εξωτερική αναφορά σύμφωνα με τον νόμο 4990/2022» ή με άλλη ένδειξη ότι η αναφορά εμπίπτει στις διατάξεις του νόμου 4990/2022, ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ακόλουθη διεύθυνση: external.whistle@aead.gr.

✓ Προφορικά: μέσω προσωπικής συνάντησης με τον εξουσιοδοτημένο Επιθεωρητή-Ελεγκτή, κατόπιν αιτήματος του καταγγέλλοντος, το οποίο υποβάλλεται στην ακόλουθη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: external.whistle@aead.gr ή μέσω τηλεφωνικής κλήσης: (+30) 2132129900 (Δευτέρα – Παρασκευή 9:00 π.μ. έως 2:00 μ.μ.).

Επίσης, ο καταγγέλλων, κατά περίπτωση, μπορεί επίσης να υποβάλει καταγγελία σε θεσμικά όργανα, οργανισμούς, υπηρεσίες ή οργανισμούς της ΕΕ που είναι αρμόδια σε κάθε περίπτωση για τα θέματα που αποτελούν αντικείμενο της καταγγελίας.

6. Δικαιώματα του/των θιγόμενου/ων προσώπου/ών: Το/τα θιγόμενο/α πρόσωπο/α έχει/έχουν το δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα ένδικα μέσα και μέσα αποκατάστασης και απολαμβάνει/απολαμβάνουν τα δικαιώματα δίκαιης δίκης, ιδίως το δικαίωμα αποτελεσματικής προσφυγής ενώπιον αμερόληπτου δικαστηρίου, καθώς και το τεκμήριο αθωότητας και τα δικαιώματα υπεράσπισης, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος ακρόασης και του δικαιώματος πρόσβασης στον φάκελό του/τους. Η ταυτότητα των ενδιαφερομένων προσώπων προστατεύεται καθ' όλη τη διάρκεια των ερευνών που διεξάγονται ως αποτέλεσμα της αναφοράς ή της δημόσιας αποκάλυψης.

Οδηγός χρήσης του Καναλιού Ηθικής

Το σύνολο των δραστηριοτήτων για την καταχώριση, την αποδοχή για επεξεργασία, την επαλήθευση και την επίλυση των επικοινωνιών που λαμβάνονται στο Κανάλι Ηθικής θα πραγματοποιείται στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα.

Τηρώντας τις προθεσμίες που ορίζει ο νόμος, λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά των καταγγελλόμενων γεγονότων και τις άλλες συναφείς περιστάσεις.

Με την επιφύλαξη των εγγυήσεων και των δικαιωμάτων που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα, είναι σημαντικό να επισημανθούν τα ακόλουθα σημεία σχετικά με τη χρήση του Καναλιού Ηθικής:

✓ Το Κανάλι Ηθικής διαχειρίζεται ο Υπεύθυνος του Καναλιού Ηθικής.

✓ Πρόσβαση στις επικοινωνίες που λαμβάνονται μέσω του Καναλιού Ηθικής θα έχουν οι ακόλουθοι

Εξουσιοδοτημένα πρόσωπα: (i) ο Υπεύθυνος του Καναλιού Ηθικής και όποιος το διαχειρίζεται άμεσα, (ii) τα μέλη της Επιτροπής Συμμόρφωσης, (iii) σε περίπτωση επιβολής κυρώσεων, ο Διευθυντής του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού ή το πρόσωπο ή ο φορέας που είναι αρμόδιος για τη λήψη πειθαρχικών μέτρων, (iv) σε περίπτωση νομικής δράσης, ο Διευθυντής Νομικών & Συμμόρφωσης, (v) όπου ισχύει, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων, π.χ. σύμβουλοι ή διευθυντές, εσωτερικοί ή εξωτερικοί, και (vi) όπου ισχύει, ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων.

Όταν ο Υπεύθυνος διαβιβάζει την αναφορά σε οποιοδήποτε άλλο μέρος (εσωτερικά ή εξωτερικά) σε ψευδωνυμοποιημένη μορφή.

✓ Το Κανάλι Ηθικής μπορεί να χρησιμοποιείται μόνο για την επικοινωνία των γεγονότων ή των ερωτήσεων που αναφέρονται παραπάνω (βλ. σημείο «Τι μπορεί να επικοινωνηθεί μέσω του Καναλιού Ηθικής;»).

✓ Η κατάχρηση του Καναλιού Ηθικής μπορεί να τιμωρηθεί. Για παράδειγμα, σε περίπτωση επικοινωνίας ψευδών γεγονότων ή κακόπιστης επικοινωνίας. Ομοίως, θα υπόκειται σε κυρώσεις και κάθε ενέργεια που αποσκοπεί στην αποτροπή ενός υπαλλήλου από την επικοινωνία μέσω του Καναλιού Ηθικής.

✓ Το κανάλι θα είναι προσβάσιμο στους ακόλουθους χρήστες, σύμφωνα με τις διατάξεις του Εγχειριδίου Συμμόρφωσης:

• Όλοι οι υπάλληλοι της HomeServe, συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων, των εθελοντών, των εκπαιδευόμενων, των πρώην υπαλλήλων και των υποψηφίων που βρίσκονται σε διαδικασία επιλογής ή διαπραγμάτευσης.

• Μέτοχοι, μέτοχοι και πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της HomeServe, συμπεριλαμβανομένων των μη εκτελεστικών μελών.

Συμπεριλαμβάνονται επίσης οι προσωρινοί και μόνιμοι υπάλληλοι, οι σύμβουλοι, οι εταιρείες προσωρινής απασχόλησης και οι εργολάβοι που εργάζονται για την HomeServe ή οι εργολάβοι, οι υπεργολάβοι και οι προμηθευτές, καθώς και τα πρόσωπα που εργάζονται για

✓ Περιεχόμενο των επικοινωνιών:

• Οι επικοινωνίες που αποστέλλονται μέσω του Καναλιού Ηθικής πρέπει να περιέχουν, τουλάχιστον, σαφή και λεπτομερή περιγραφή των καταγγελλόμενων γεγονότων (ώρα και τόπος του συμβάντος, πιθανοί μάρτυρες, περιγραφή των γεγονότων...).

• Αν και δεν είναι υποχρεωτικό, συνιστάται να αναφερθεί η ταυτότητα του/των προσώπου/ών που επηρεάζεται/ονται, εάν η ταυτότητα και η σχέση τους με την εταιρεία είναι γνωστές.

• Όλες οι επικοινωνίες πρέπει να βασίζονται σε αποδεικτικά στοιχεία που επιτρέπουν την πιστοποίηση των καταγγελλόμενων γεγονότων, τουλάχιστον με περιστασιακό χαρακτήρα. Για το λόγο αυτό, το Κανάλι Ηθικής επιτρέπει την αποστολή δικαιολογητικών εγγράφων της επικοινωνίας.

• Οι επικοινωνίες μπορούν να είναι ανώνυμες, δηλαδή η ταυτοποίηση του προσώπου που υποβάλλει την καταγγελία είναι προαιρετική.

• Ο καταγγέλλων μπορεί να υποδείξει τον τρόπο με τον οποίο επιθυμεί να λάβει τις ειδοποιήσεις, είτε μια διεύθυνση ή ένα ασφαλές μέρος, είτε ένα email. Σε περίπτωση που υποδείξει έναν τέτοιο τρόπο επικοινωνίας, οι ειδοποιήσεις σχετικά με την παραλαβή και την επίλυση της καταγγελίας

Αποτελεσματική επεξεργασία των επικοινωνιών:

Όλες οι επικοινωνίες που υποβάλλονται μέσω του Καναλιού Δεοντολογίας θα γίνονται δεκτές για επεξεργασία, εκτός εάν συντρέχει κάποια από τις ακόλουθες περιπτώσεις:

▪ όταν τα αναφερόμενα γεγονότα στερούνται οποιασδήποτε αξιοπιστίας ή βασίζονται σε απλές προσωπικές απόψεις χωρίς καμία ένδειξη αλήθειας·

▪ όταν τα γεγονότα δεν αναφέρονται σε πιθανή παράβαση που αναφέρεται στην παρούσα πολιτική·

▪ όταν η επικοινωνία είναι υβριστική, προφανώς αβάσιμη ή υπάρχουν ενδείξεις ότι οι λογικές πληροφορίες που την υποστηρίζουν έχουν ληφθεί μέσω της διάπραξης σχετικής παράβασης· και

▪ όταν η επικοινωνία αναφέρεται σε γεγονότα που αποτελούν αντικείμενο προηγούμενης επικοινωνίας και δεν περιέχει νέες και σημαντικές πληροφορίες που δικαιολογούν την επεξεργασία της.

Οι επικοινωνίες που γίνονται δεκτές για επεξεργασία θα διαχειρίζονται αποτελεσματικά και θα μελετώνται προσεκτικά, προκειμένου να ληφθούν τα μέτρα που, κατά περίπτωση, κρίνονται κατάλληλα.

Πρέπει να διασφαλίζεται ότι δεν υπάρχει κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, πραγματική ή δυνητική, κατά την επεξεργασία των επικοινωνιών, προκειμένου να εγγυηθεί η διαχείρισή τους με τη μέγιστη αμεροληψία και αντικειμενικότητα.

Σε περίπτωση λήψης μιας επικοινωνίας, πρέπει να αποσταλεί επιβεβαίωση λήψης εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών, στην οποία θα αναφέρονται τα εξής:

• Η ορθή λήψη της επικοινωνίας και η έγκαιρη επεξεργασία της.

• Η δυνατότητα αναφοράς διεύθυνσης, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ασφαλούς τόπου για τη λήψη ειδοποιήσεων.

• Η εγγύηση ότι η ταυτότητά σας θα αντιμετωπιστεί με εμπιστευτικότητα και ότι δεν θα κοινοποιηθεί στα πρόσωπα στα οποία αναφέρονται τα γεγονότα ή σε τρίτους.

• Η συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων σύμφωνα με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας.

• Η δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε εξωτερικά κανάλια πληροφόρησης ενώπιον των αρμόδιων αρχών, συμπεριλαμβανομένης της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας.

• Κατά περίπτωση, η υποβολή πρόσθετου αιτήματος για πληροφορίες, όταν κρίνεται σκόπιμο.

Εναλλακτικά, μπορεί να προσφερθεί η δυνατότητα διεξαγωγής προσωπικής συνάντησης εντός επτά (7) ημερολογιακών ημερών.

Ο επικεφαλής του Καναλιού Δεοντολογίας θα καθορίσει την προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να διεξαχθεί η έρευνα.

Η περίοδος αυτή δεν μπορεί να υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από την παραλαβή της επικοινωνίας και μπορεί να παραταθεί μόνο με την έγκριση του Προϊσταμένου του Καναλιού Δεοντολογίας ή, ελλείψει αυτού, της Επιτροπής Συμμόρφωσης, για επιπλέον περίοδο τριών (3) μηνών για περιπτώσεις ιδιαίτερης πολυπλοκότητας.

Ομοίως, το πρόσωπο που υπέβαλε την επικοινωνία θα ενημερωθεί για τα μέτρα που έχουν προγραμματιστεί ή ληφθεί για την επεξεργασία της επικοινωνίας, εντός μέγιστης προθεσμίας τριών (3) μηνών από την ημερομηνία παραλαβής της επικοινωνίας.

Δικαιώματα σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Ταυτότητα: HomeServe Hellas Single Member S.A.

Έδρα: Νικήφορου Ουρανού 15, 54627, Θεσσαλονίκη, Ελλάδα.

ΤΙΝ: 803014294.

Τηλέφωνο: +30 697 2427561

2. Σκοπός της επεξεργασίας

Τα προσωπικά δεδομένα που παρέχονται στην επικοινωνία θα υποβληθούν σε επεξεργασία με σκοπό την εξυπηρέτηση και ανάλυση της επικοινωνίας, τη διερεύνηση των κοινοποιηθέντων γεγονότων και τη λήψη των σχετικών διορθωτικών μέτρων, είτε πειθαρχικών είτε συμβατικών, για τη συμμόρφωση με τη δέουσα επιμέλεια και τον έλεγχο της HomeServe.

3. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα που θα επεξεργαστεί η HomeServe είναι αυτά που παρέχει ο επικοινωνών μέσω της επικοινωνίας, καθώς και τα υπόλοιπα δεδομένα που ενδέχεται να συλλεχθούν ως αποτέλεσμα της έρευνας που ενδέχεται να διεξαχθεί σύμφωνα με τη διαδικασία που αναφέρεται για το Κανάλι Ηθικής της HomeServe.

4. Ανωνυμία και εμπιστευτικότητα

Ο επικοινωνών μπορεί να αποκαλύψει την ταυτότητά του, αλλά μπορεί επίσης να κοινοποιήσει οποιοδήποτε γεγονός ανώνυμα. Σε κάθε περίπτωση, τόσο τα προσωπικά δεδομένα όσο και οι πληροφορίες θα αντιμετωπίζονται με εμπιστευτικότητα.

Αν και η ταυτοποίηση του καλούντος δεν είναι υποχρεωτική και ο καλών μπορεί να επιλέξει να μην παρέχει τα στοιχεία ταυτοποίησής του ή τα στοιχεία επικοινωνίας του, αυτά μπορούν να συμβάλουν στην ικανοποιητική εξέλιξη της έρευνας. Ο επικοινωνών μπορεί επίσης να αποκαλύψει την ταυτότητά του μετά την υποβολή της επικοινωνίας ή να παράσχει πρόσθετα έγγραφα ή πληροφορίες σε μεταγενέστερο στάδιο της διαδικασίας.

Οι παρεμβάσεις των μαρτύρων και των ενδιαφερόμενων μερών θα είναι αυστηρά εμπιστευτικές.

5. Νομιμοποίηση

Η νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων από την HomeServe από τα υποκείμενα των δεδομένων είναι το δημόσιο συμφέρον (άρθρο 6.1.ε του ΓΚΠΔ) και η συμμόρφωση με νομική υποχρέωση (άρθρο 6.1.γ του ΓΚΠΔ).

Επιπλέον, η HomeServe θα διατηρήσει τα προσωπικά δεδομένα με βάση το έννομο συμφέρον της HomeServe (άρθρο 6.1.στ του ΓΚΠΔ) για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση οποιασδήποτε αξίωσης ή ένστασης ενώπιον οποιασδήποτε δικαστικής και/ή διοικητικής αρχής.

Τέλος, θα ζητηθεί η συγκατάθεση του επικοινωνούντος (άρθρο 6.1.α του ΓΚΠΔ) εάν η HomeServe χρειάζεται να αποκαλύψει τα προσωπικά του δεδομένα σε οποιονδήποτε άλλο εκτός από τα άτομα που έχουν εξουσιοδοτηθεί από την HomeServe να λαμβάνουν αναφορές, καθώς και σε περιπτώσεις όπου ο επικοινωνών επιθυμεί να υποβάλει αναφορά μέσω προσωπικής συνάντησης, προκειμένου η συνομιλία να καταγραφεί.

6. Διατήρηση

Τα δεδομένα θα διατηρηθούν για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για να αποφασιστεί η δυνατότητα της έναρξης έρευνας σχετικά με τα αναφερόμενα γεγονότα και, κατά περίπτωση, για το επιπλέον χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νομικούς ή εσωτερικούς κανονισμούς.

Τα δεδομένα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά και όλων των εμπλεκόμενων μερών θα διατηρηθούν στο Κανάλι Ηθικής μόνο για το χρονικό διάστημα που είναι απαραίτητο για να αποφασιστεί η παραδεκτότητα της έναρξης έρευνας σχετικά με τα αναφερόμενα γεγονότα, το οποίο δεν θα υπερβαίνει ποτέ τους τρεις (3) μήνες από την αποστολή της αναφοράς. Μετά την παρέλευση αυτής της μέγιστης περιόδου, τα δεδομένα θα διαγραφούν από το Κανάλι Δεοντολογίας, με την επιφύλαξη της διατήρησης και επεξεργασίας των εν λόγω δεδομένων που ενδέχεται να συνεχίσει να πραγματοποιείται από την ομάδα έρευνας για τη διεξαγωγή της έρευνας.

Σε περίπτωση μεταγενέστερης δικαστικής διαφοράς ή πειθαρχικής διαδικασίας ή άλλης διαδικασίας ενώπιον δικαστηρίου ή ανεξάρτητης αρχής, τα προσωπικά δεδομένα θα διατηρηθούν μέχρι την ολοκλήρωση της εν λόγω διαδικασίας. Κατ' αρχήν, η HomeServe θα διατηρήσει τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο διάστημα απαιτείται ή επιτρέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου κατά τον οποίο τα δεδομένα ενδέχεται να

Τα προσωπικά δεδομένα που προφανώς δεν σχετίζονται με τη διαχείριση μιας συγκεκριμένης αναφοράς δεν συλλέγονται ή, εάν συλλεχθούν κατά λάθος, διαγράφονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Μετά τη διαγραφή, τα δεδομένα θα αποκλειστούν για τις νομικά καθορισμένες περιόδους.

7. Κοινοποίηση δεδομένων

α) Αρχές που ενδέχεται να παρέμβουν στην έρευνα ή σε πιθανές δικαστικές διαδικασίες.

β) Πρόσωπα που ενδέχεται να εμπλακούν στην ίδια την έρευνα.

γ) Τρίτα μέρη στα οποία η HomeServe μπορεί να βασιστεί για τη λειτουργία του Καναλιού Ηθικής, για παράδειγμα: πλατφόρμα φιλοξενίας δεδομένων, εργαλείο που υποστηρίζει το Κανάλι Ηθικής, άτομα στα οποία μπορεί να ανατεθεί η διερεύνηση σε λεπτομέρεια, δικηγόροι ή άλλοι τύποι συμβούλων, μεταξύ άλλων.

8. Άσκηση δικαιωμάτων

(α) Δικαιώματα του επικοινωνούντος: Ο επικοινωνών μπορεί ανά πάσα στιγμή να ασκήσει τα δικαιώματά του πρόσβασης (στα δικά του προσωπικά δεδομένα, αλλά όχι σε αυτά άλλων πιθανών συμμετεχόντων ή ατόμων που επηρεάζονται από την έρευνα), διόρθωσης, διαγραφής, αντίρρησης, περιορισμού και φορητότητας σε σχέση με τα προσωπικά δεδομένα που έχει παράσχει, μέσω ταχυδρομείου στη διεύθυνση που παρέχεται ή στο email: contact@homeserve.gr, προσδιορίζοντας τον εαυτό του ως χρήστη της υπηρεσίας Ethical Channel, εντός των ορίων που καθορίζονται στους ισχύοντες κανονισμούς.

(β) Δικαιώματα των προσώπων που εμπλέκονται στα αναφερόμενα γεγονότα: Ο νόμος προβλέπει ορισμένους περιορισμούς στα δικαιώματα που προβλέπονται στον ΓΚΠΔ για τα πρόσωπα που κατηγορούνται ή τρίτα πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα περιλαμβάνονται στην αναφορά ή έχουν ληφθεί μέσω μέτρων παρακολούθησης. Συγκεκριμένα, η HomeServe μπορεί να αρνηθεί να ικανοποιήσει το δικαίωμα ενημέρωσης, τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού κ.λπ. των ατόμων που κατηγορούνται και των τρίτων, για όσο διάστημα είναι απαραίτητο και στο βαθμό που κρίνεται απαραίτητο για την πρόληψη και την αντιμετώπιση τυχόν προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρεμπόδισης, ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ιδίως όσον αφορά τις έρευνες, ή τυχόν προσπαθειών ταυτοποίησης του επικοινωνούντος, καθώς και για την προστασία τους από αντίποινα. Τα πρόσωπα που εμπλέκονται στα αναφερόμενα γεγονότα μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους ταχυδρομικά στη διεύθυνση που αναφέρεται ή στο email: contact@homeserve.gr, προσδιορίζοντας ότι επηρεάζονται από εσωτερική έρευνα, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό είναι συμβατό με την επιτυχή ολοκλήρωση της προαναφερθείσας έρευνας.

Εάν θεωρούν ότι έχει παραβιαστεί το δικαίωμά τους στην προστασία των δεδομένων, οποιοσδήποτε από αυτούς μπορεί να υποβάλει καταγγελία στην Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Η Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων εδρεύει στην Αθήνα (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 11523). Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αρμοδιότητα της Ελληνικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων και τον τρόπο υποβολής καταγγελίας μπορείτε να βρείτε στη διεύθυνση www.dpa.gr.

Δημοσιοποίηση και έναρξη ισχύος

Με την επιφύλαξη της υποχρέωσης των εργαζομένων να γνωρίζουν και να ενεργούν σύμφωνα με τις διατάξεις των εσωτερικών κανονισμών κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, θα προωθείται και θα διασφαλίζεται η δέουσα διάδοση της παρούσας Πολιτικής και η ύπαρξη του Εσωτερικού Συστήματος Πληροφοριών.

Η παρούσα Πολιτική θα τεθεί σε ισχύ από την ημέρα της δημοσίευσής της και η διάρκειά της θεωρείται αόριστη.